10 савета за пружање боље подршке

За многе компаније ИТ одељење служи као окосница и нервни центар, одржавајући несметано проток информација кроз систем. ИТ одељење заузима јединствено место у хијерархији компаније. Његов задатак није нужно повезан са главним пословањем компаније (заиста, све врсте компанија имају ИТ одељења, од хране до моде), али није независан од осталих одељења.

Иако ИТ особље није нужно подређено осталим запосленима, они одржавају неку врсту положаја за кориснике. Обезбеђивање ИТ подршке запосленима важан је задатак за било који ИТ одељење у компанији. То омогућава људима у компанији да ефикасно обављају своје задатке и повећају продуктивност компаније. Па како могу боље да раде тај посао? Ево 10 савета које би свако ИТ одељење требало да размотри. (Рад у ИТ-у има своје недостатке. У 10 разлога не исплати бити ИТ тип.)

Имајте систем улазница

Многе велике компаније које пружају техничку подршку својим клијентима имају систем карата да прате њихове задатке и прате напредак на било ком послу. Чак и ако је интерни, једноставан систем улазница може помоћи организовању одељења тако да техничари не би изгубили из вида шта треба учинити. Најосновнија ствар коју систем карата треба имати је могућност аутоматског одговарања на број карте и поље „напомене“ како би техничари могли забиљежити важне информације о напретку карте.

… Или барем посвећена адреса е-поште

Неке компаније можда немају ресурсе (или желе) да имају потпуно функционалан систем улазница. Добра алтернатива би била постављање наменске адресе е-поште за питања и питања подршке, са аутоматским одговором за нове поруке е-поште.

Пошаљите мање е-маилова

Проведите време одговарајући на права питања у једном емаилу или поруци. Проблем многих ИТ особља је у томе што обично губе сате пишући поруке е-поште или слање порука напред и назад. На пример, ако добију поруку е-поште са насловом „Не могу да добијем е-пошту“, можда ће послати брзи одговор са „Који уређај користите?“ који онда могу добити одговор „Мој лаптоп“, на који ће они одговорити: „Шта је то ОС?“ То може буквално да траје читав дан. Уместо тога, ИТ би требало да одвоји време како би обезбедио да у једном имејлу добију све потребне информације, а затим да дају један одговор. Потрошња неколико минута детаљно одговарајући особи може вам помоћи да се спустите на бескрајне разговоре напред и назад.

Унесите информације о познатим грешкама

Наведите ФАК или страницу „Познате грешке“. Већина људи има исте проблеме као и остали корисници. Пружајући ФАК свима или можда страницу на којој се налазе детаље о познатим грешкама (и шта се ради у вези с њима), ИТ одељење може смањити понављајуће поруке е-поште или поруке на које морају да одговоре - да не спомињу анимозитет о томе да ли су проблеми да се обраћају.

Креирајте форум

За веће компаније са великом корисничком базом, можда би имало смисла створити форум на коме ће људи моћи да наводе своја питања или проблеме. То омогућава запосленима да реагују једни другима и помажу једни другима.

Одговорите лично

То изгледа као једноставна - или чак логична - али многи ИТ одељења и даље користе „тим“ или „ваш тим за подршку“ када се баве захтевима. Ово не само да нервира многе кориснике, већ такође може звучати као да се одељење труди да избегне одговорност и одговорност. Ако ИТ особље одговори на сваки захтев лично и укључи њихова имена, то ће помоћи запосленима да осећају као да ће захтев бити обрађен, а такође ће пружити и начин да се неко ухвати када им заиста треба помоћ.

Наведите временски оквир

Обавестите људе када ће проблем бити решен. Опет, ово се може чинити здравим разумом, али мало људи заправо треба времена да пошаље поруку особи која тражи подршку након што је проблем решен. Не само да је овај љубазан, већ даје временски печат и папирнати траг уколико се појаве друга питања.

Тражи повратне информације

Било који одјел или компанија жели знати како раде и како могу побољшати своје услуге. Након што решите захтев, добра је идеја затражити повратне информације од запосленог. Нека је спреман линк до обрасца или их једноставно питајте шта мисле о услузи.

Не толерирајте злостављање

Људи се лако фрустрирају, посебно они који раде на пословима високог притиска. У неким случајевима то може значити уклањање фрустрација на друге људе, попут ИТ особља. Иако многи руководиоци виде особље ИТ одјела као подређене, то не значи да су слуге. Руководиоци ИТ одељења и руководиоци не би требали толерисати злостављање од других одељења, посебно оних који вербално злостављају запослене.

Будите професионални

Пошто се ИТ одељења баве углавном унутрашњим стварима, лако је бити повремена или чак сложена када је у питању руковање захтевима. ИТ особље, међутим, увек треба да одаје професионални или чак пријатељски тон када одговара на захтеве. Уљудност може ићи дугим путем.

Ово је само неколико савета који ће помоћи да ИТ одељења пруже бољу услугу својим компанијама. Ако имате и друге савете, поделите их @Тецхопедиа.