Преглед садржаја:
Дефиниција - Шта значи задржавање е-поште?
Задржавање е-поште је задржавање записа тренутних порука и е-поште у организацији на основу политика дотичне организације. Политика задржавања е-поште израђена је у складу са индустријским, државним или пословним политикама. Задржавање е-поште и правила везана за исто потребна су у организацији за правна питања, прописе и управљање знањем.
Тецхопедиа објашњава задржавање е-поште
Задржавање е-поште разликује се од архивирања е-поште. Док архивирање омогућава пословним корисницима да задрже е-пошту и тренутне поруке на неодређено временско раздобље, задржавање е-поште одређује колико времена треба задржати запис е-поште или тренутне поруке пре него што се аутоматски обрише. Дуже задржавање е-поште повећава безбедносни ризик да неовлашћени корисник добије приступ организацијским тајнама или поверљивим материјалима. Краће задржавање е-поште помогло би у уклањању ових проблема и једноставније је и мање скупо за имплементацију. Међутим, руководиоцима и дугорочним запосленима, то би могло коштати старих записа е-поште и порука да би се сетили или процијенили прошле одлуке организације или одјела. Стога је важно да постоји политика задржавања е-поште која је јединствена и конзистентна за организацију и пружа најбољи временски оквир задржавања. Најбоља пракса је постављање правила о задржавању е-поште и критеријума за брисање на основу категорије садржаја е-поште, заједно са флексибилношћу за правовремено и економично прихватање судских спорова.
Правила о задржавању е-поште помажу организацији на више начина. Прво, осигурава да се поштује поштовање прописа и смањује се трошак непоштивања и ризик од санкција. Друго, побољшава рад ИТ-а без повећања трошкова. Треће, помаже у управљању знањем пружајући корисницима информације за повећање пословних иновација, побољшања и продуктивности.
