Преглед садржаја:
- Дефиниција - Шта значи систем управљања евиденцијама (РМС)?
- Тецхопедиа објашњава систем за управљање записима (РМС)
Дефиниција - Шта значи систем управљања евиденцијама (РМС)?
Систем управљања евиденцијама (РМС) је управљање записима за организацију током животног циклуса записа.
Активности у овом менаџменту укључују систематичну и ефикасну контролу стварања, одржавања и уништавања докумената, заједно са пословним трансакцијама повезаним са њима. Сматран кључном компонентом оперативне ефикасности, вођење записа додаје већу вредност информационим средствима организације.
Тецхопедиа објашњава систем за управљање записима (РМС)
Део ширих активности компаније, вођење евиденције повезано је са политикама управљања, ризика и поштовања прописа.
Активности укључене у управљање документима су:
- Идентифицирање информација које је потребно ухватити.
- Информације за планирање организације.
- Примена политика и пракси у погледу стварања, одржавања, располагања евиденцијама
- Израда плана складиштења записа.
- Класификација, идентификација и чување записа.
- Координација пружања интерног и екстерног приступа чувању података с обзиром на приватност података, пословање и поверљивост података.
Предности које доноси управљање документима су:
- Елиминација сувишних података.
- Повећање продуктивности и одговорности у организацији.
- Смањивање истраживања за праве информације. Ресурси се штеде од дуготрајних истраживања за проналажење података.
- Исплативо чување записа због непостојања сувишних записа. Оперативни трошкови су смањени.
- Стварање записа регулирано је стандардима и прописима који постоје у организацији. На тај начин се осигурава поштовање прописа.
- Управљање документима помаже у контроли стварања и раста записа.
- Управљање документима доноси способност усвајања нових технологија за чување записа.
- Ризици у парници су минимизирани коришћењем управљања документима.
- Виталне информације могу се добро заштитити и заштитити помоћу управљања записима.
- Омогућавањем једноставног и бољег приступа релевантним документима помаже у бољем управљању и доношењу корпоративних одлука.
